【西東京市】事務所移転で書類を捨てる前に｜機密情報を混ぜない片付けの進め方

事務所の片付けでは、机や棚より先に書類の扱いを決めておく必要があります。段ボールへ一度まとめてしまうと、保存する契約書と廃棄する古紙を後から見分けるのは大変です。

三種類を同じ箱に入れない

継続保管 ：法令や社内規程に基づいて残す書類

機密処理 ：顧客、従業員、取引先の情報を含む書類

一般古紙 ：機密情報を含まず、社内で廃棄確認が取れた物

保存期間は書類の種類によって異なります。税務、労務、契約に関する判断は、顧問税理士や社会保険労務士、担当部署へ確認してください。

箱に責任者と期限を書く

「確認待ち」だけでは、いつまでも残ります。担当者名、確認期限、処理方法を書き、箱を置く区画も分けます。パソコン、外付けディスク、複合機の記憶装置など、紙以外の情報機器も一覧にします。

搬出当日に追加判断をしない

作業員がその場で書類の内容を判断することはできません。搬出対象には色付きラベルを貼り、残す棚には「移転先へ」と明記します。鍵付きキャビネットは、鍵の所在と中身を担当者が確認してから動かします。

蕾商事の 法人・店舗整理 では、什器や備品の搬出範囲を事前に確認します。機密情報の処理方法は、必要な証明や社内ルールを伺ったうえで個別にご相談ください。